Acquisizione ottica e gestione elettronica dei documenti
Contenere i costi organizzativi e logistici mantenendo l’aspetto qualitativo è importante per ogni azienda. ALB DATA offre ai suoi clienti una soluzione outsourcing del servizio di digitalizzazione dei dati.
Perché scegliere i nostri servizi?
ALB DATA ha avuto modo di costruire per i suoi clienti un team qualificato di operatori capaci. Inoltre:
- Ritiriamo, protocolliamo e scansioniamo i vostri documenti cartacei avendone massima cura e restituendoli con puntualità;
- I dati non lasciano il suolo italiano: la possibilità di lavorare in remoto consente agli operatori di gestire i documenti fin da subito e non possono essere manipolati. ALB DATA offre massima sicurezza e riservatezza per i dati che gli vengono forniti, in conformità alle attuali normative.
- Attenzione nella gestione del personale e dei turni: per questo ALB DATA percorre la strada della formazione continua dei propri operatori, per raggiungere un target di eccellenza ed offrire un servizio completo e professionale.
- La nostra squadra è specializzata nel trattamento di documenti in diverse lingue: italiana, francese, albanese, spagnolo e inglese.
- Prezzi sicuramente competitivi.
Formati di input
Lavoriamo per digitalizzare e rendere archiviabili in sistemi computerizzati tutti i dati creati dalle aziende, nei formati più diversi. Per l’azienda di ogni nostro cliente ci occupiamo del trattamento dei dati in maniera personalizzata in base alle esigenze del business. Una procedura collaudata ci permette di fornire un servizio di data entry accurato e tempestivo.
I dati da trattare che possono essere inviati ad ALB DATA devono trovarsi in uno qualsiasi dei formati convenzionali più comuni:
- Dati alfanumerici, testi o alfanumerici da documenti word o excel;
- Documenti manoscritti o stampati;
- Immagini, stampe o scansioni;
- Documenti ufficiali.
Formati di output
Dal testo all’HTML, dal database a qualsiasi formato specifico sia richiesto dall’attività, assembliamo e trasferiamo i dati al cliente (attraverso e-mail, upload o FTP).
Le fasi
Le principali fasi del processo di acquisizione ottica sono:
- sopralluogo preliminare per verificare lo stato di conservazione dei documenti, la quantità ed il formato della stessa (digitalizzazione di piccoli/medi formati o di grandi formati cartacei);
- analisi delle necessità della Clientela, fondamentale per individuare quali saranno i dati sensibili che poi potranno essere ricercati via software sul materiale digitalizzato e la tipologia di files che saranno poi consultati (a colori, bianco e nero, in toni di grigio, la risoluzione delle immagini stesse, files multi-pagina, single files);
- presa in consegna del materiale documentale;
- Normalizzazione della pratica : fase che comprende le operazioni di allestimento fisico della documentazione, preliminari alla lavorazione con le apparecchiature scanner:
- individuazione della serie documentale,
- eliminazione di punti metallici, fermagli e rimozione di piegature.
- Scansione delle pratiche : La documentazione viene acquisita su supporto ottico attraverso utilizzo di scanner professionali creando un database di immagini elettroniche. Vengono effettuati i seguenti controlli sulla qualità delle immagini acquisite, ovvero:
- verifica delle immagini
- pulizia delle immagini
- eliminazione dei fogli bianchi
- rotazione delle immagini nel senso di lettura
- rescan nel caso di accertamento di scarsa qualità delle immagini.
Le immagini possono essere rilasciate in formato .tif multipagina, .tif singolo o altri formati concordati con il Cliente.
- Creazione file indice, sulla base delle richieste del Cliente.
- Release delle immagini : Il file contenente le immagini e gli indici prodotti a seguito del processo di digitalizzazione viene reso disponibile agli operatori informatici per la produzione di supporti digitali (CD rom, FTP, DVD o altro), secondo le specifiche contrattuali concordate con il Cliente.
In tutti i casi viene effettuato il backup dei dati sui nostri server per prevenire l’eventuale perdita dei dati lavorati.