Adquisitcióm óptica y gestion electrónica de los documentos
Contener los costes organizativos y logísticos manteniendo el aspecto cualitativo es importante para toda empresa. ALB DATA ofrece a sus clientes una solución externalizada del servicio de digitalización de datos.
¿Por qué elegir nuestros servicios?
ALB DATA ha tenido la oportunidad de construir para sus clientes un equipo cualificado de operadores capaces. Además:
- Retiramos, protocolizamos y escaneamos sus documentos en papel con el máximo cuidado y se los devolvemos con puntualidad;
- Los datos no abandonan el territorio italiano: gracias a la posibilidad de trabajar en remoto, los operadores pueden gestionar los documentos inmediatamente y estos últimos no pueden ser manipulados. ALB DATA brinda máxima seguridad y confidencialidad para los datos que se le proporcionan, de conformidad con las normativas actuales.
- Atención en la gestión del personal y de los turnos: por este motivo, ALB DATA recorre el camino de la formación continua de sus operadores, para alcanzar un target de excelencia y ofrecer un servicio completo y profesional.
- Nuestro equipo está especializado en el tratamiento de documentos en diferentes idiomas: italiano, francés, albanés, español e inglés.
- Precios ciertamente competitivos.
Formatos de input
Trabajamos para digitalizar y volver archivables en sistemas computarizados todos los datos creados por las empresas, en los formatos más diversos. Para la empresa de cada uno de nuestros clientes nos ocupamos del tratamiento de los datos de manera personalizada en base a las necesidades del negocio. Un procedimiento probado nos permite ofrecer un servicio de Entrada de Datos esmerado y oportuno.
Los datos a tratar que pueden ser enviados a ALB DATA deben estar en uno cualquiera de los formatos convencionales más comunes:
- Datos alfanuméricos, textos de documentos Word o Excel;
- Documentos manuscritos o impresos;
- Imágenes, impresos o escaneados;
- Documentos oficiales.
Formatos de output
Del texto al HTML, de la base de datos a cualquier formato específico que sea requerido por la actividad, ensamblamos y transferimos los datos al cliente (mediante correo electrónico, upload o FTP).
Las fases
Las fases principales del proceso de adquisición óptica son:
- Inspección preliminar para comprobar el estado de conservación de los documentos, la cantidad y el formato de los mismos (digitalización de formatos pequeños/medianos o de grandes formatos en papel);
- Análisis de las necesidades de la Clientela, fundamental para identificar cuáles serán los datos sensibles que luego podrán ser buscados vía software en el material digitalizado y la tipología de archivos que serán consultados sucesivamente (en color, blanco y negro, en tonos de grises, la resolución de las imágenes mismas, archivos multi-página, archivos individuales);
- Recepción del material documental;
- Normalización del trámite: fase que abarca las operaciones de preparación física de la documentación, previas al procesamiento con los equipos de escaneado:
- identificación de la serie documental,
- retirada de grapas, clips y eliminación de dobleces.
- Escaneado de los expedientes: La documentación es adquirida en soporte óptico mediante el uso de escáneres profesionales creando una base de datos de imágenes electrónicas. Se efectúan diferentes controles sobre la calidad de las imágenes adquiridas, a saber:
- comprobación de las imágenes
- limpieza de las imágenes
- eliminación de hojas blancas
- rotación de las imágenes en el sentido de lectura
- nuevo escaneado en caso de que las imágenes resulten de escasa calidad.
Las imágenes pueden ser convertidas en formato .tif multipágina, .tif individual u otros formatos convenidos con el Cliente.
- Creación de archivo índice, a partir de las solicitudes del Cliente.
- Conversión de las imágenes: El archivo que contiene las imágenes y los índices producidos a raíz del proceso de digitalización es puesto a disposición de los operadores informáticos para la producción de soportes digitales (CD-ROM, FTP, DVD u otros), según las especificaciones contractuales convenidas con el Cliente.
En todos los casos se efectúa una copia de seguridad de los datos (backup) en nuestros servidores para prevenir la posible pérdida de los datos trabajados.