Përvetësimi optik dhe menaxhimi elektronik i dokumentave.
Të prishësh fitimet organizative dhe logjistike pa hequr dorë nga cilësia është e drejtë për çdo kompani në fazën e rritjes. Alb Data u ofron klientëve të saj një zgjidhje brenda mundësive të tyre nëpërmjet burimeve të jashtme të shërbimit dixhital të të dhënave. Me eksperiencën e saj në Shqipëri dhe në fushën e regjistrimit të të dhënave, Alb Data u mundëson klientëve të saj që të mund të përqëndrojnë burimet e tyre në aktivitetet bazë të biznesit.
Përse të zgjidhni shërbimet tona?
Alb Data ka ndërtuar për klientët e saj një skuadër të kualifikuar me operatorë të aftë.
Ndër të tjera:
Tërheqim, protokollojmë dhe skanojmë dokumentat në letër tuajat me kujdesin më të madh dhe i kthejmë me përpikmëri.
Të dhënat nuk e lënë tokën italiane: operatorët punojnë nga distance të largëta dhe kështu nuk kanë mundësi manipulimi të të dhënave. Alb Data ofron siguri maksimale dhe konfidencialitet të plotë për të dhënat e lëna.
Qarkullimi i ulët i stafit: operatorëve të regjistrimit të të dhënave u pëlqen të punojnë pranë nesh, dhe kjo na lejon të investojmë mbi njohuritë dhe eksperiencës së tyre duke rritur cilësinë e shërbimit që iu ofrojmë.
Grupi është i specializuar në trajtimin e dokumenteve në gjuhën italiane, franceze, shqipe, spanjolle dhe angleze.
Çmimet janë pa dyshim konkuruese.
Formatet e të dhënave
Dixhitalizojmë dhe i kthejmë të arkivuara në sisteme kompjuterike të gjitha të dhënat e prodhuara nga kompanitë, në formate nga më të ndryshmet. Për kompaninë e secilit prej klientëve tanë kujdesemi për përpunimin e të dhënave në mënyrë personale në bazë të kërkesave të biznesit. Një procedurë e dëshmuar që na lejon t’ju ofrojmë shërbimet tona të sakta dhe në kohë.
Të dhënat qe trajtohen te cilat mund t’i jenë dërguar Alb Data të gjehen në një nga formatet konvecionale më të zakonshme.
Të dhënat alfanumerike, tekst ose dokumente alfanumerike në word ose excel
Dokumente të shkruara me dorë ose të stampuara
Piktura, printime ose skanime
Dokumente zyrtare.
Formatet e prodhimit
Duke filluar që nga tekstet HTML, nga database dhe në çdo format të kërkuar nga aktiviteti, mbledhim dhe trasferojmë të dhënat te klienti (nëpërmjet e-mailit, ngarkimit të të dhënave ose FTP).
Hapat
Menaxhimi elektronik i dokumenteve përfshin kryerjen e aktiviteteve të ndryshme në dokumentet në formë letre dhe në imazhet dixhitale të prodhuara.
Fazat kryesore të proçesit të përvetësimit të blerjes optike janë:
- Kryerja e një inspektimi për të verifikuar gjendjen e ruajtjes, pjesën më të madhe të dokumentacionit dhe madhësinë e saj (dixhitalizimin e formateve në madhësi të vogla, të mesme apo të mëdha në formë letre).
- Faza e analizës së nevojave të konsumatorit. Ky hap është i rëndësishëm për të identifikuar se cilat janë të dhënat e ndjeshme, të cilat më vonë mund të jenë të kontrollueshme nga softwere të materialit dixhital dhe llojin e dosjeve që më vonë do të konsultohen (ngjyra, bardhë e zi, me tone gri, zgjedhja e imazheve të njëjta, dosje me shumë faqe, dosje me një faqe të vetme).
- Duke marrë parasysh materialin dokumentar apo normalizimin e praktikës.
- Kjo fazë e parë e metodës elektronike të menaxhimit të dokumenteve përfshin dhe përcakton operacionet fizike të dokumentacionit dhe përpunimit paraprak të tyre me pajisje skaner. Në bazë të analizës së kryer mbi subjketin e dokumentacionit të shërbimit, ajo që mund të bëni në këtë fazë është si më poshtë:
- Identifikimi i një sërë dokumentash të rëndësishme,
- Eleminimi i materialeve metalike dhe kapëseve,
- Largimi i materialeve metalike,
- Vendosja e fletëve per t’i futur në pajisjen skaner, sipas specifikimeve të rëna dakord me klientin.
- Analiza e praktikës: Dokumentacioni vjen i fituar në mënyrë optike nëpërmjet përdorimit të skanerave profesionalë duke krijuar një bazë të dhënash elektronike për imazhet. Kryhen kontrollet e mëposhtme për cilësinë e imazhit të skanuar, domethënë:
- Verifikimi i imazhit
- Pastrimi i imazhit
- Eleminimi i fletëve të bardha
- Kthimi i imazheve kah drejtimit të lexueshëm
- Skanimi i imazhit për herë të dytë në rast se zbulohet cilësi e dobët në imazh.
- Imazhet mund të leshohen në shumë faqe .tif ose të vetme .tif, ose në formatin e rënë dakord me klientin.
- Krijimi i indeksit të dosjes: Nëpërmjet leximit të këtij barcode-i i shfaqur në praktikë, ne jemi në gjendje të kryejmë importin e çelsave të kërkimit tashmë të pranishëm në bazën e të dhënave, duke menaxhuar software-et në arkivin fizik dhe që janë të nevojshme për tërheqjen e imazheve të skanuara.
- Lirimi i imazheve: Dosja përmban imazhe dhe indekse të prodhuara nga proçesi i dixhitalizimit i vënë në dispozicion të profesionistëve për prodhimin e mediave dixhitale (CD-ROM, FTP, DVD, etj) sipas specifikimeve të rëna dakord me klientin.
- Në të gjitha rastet është një kopje rezervë e të dhënave në serverat tanë për të parandaluar humbjen e mundshme të të dhënave të përpunuara.